Automatische documentverwerking met AutoDoc HSE

Veel klanten van InControl Bedrijfssoftware combineren de Autodoc printer met Exact Software voor nog meer geavanceerde functionaliteiten. Hoewel Exact al mogelijkheden bied voor het aanmaken en versturen van facturen, orderbevestigingen en andere documenten, kent het systeem ook beperkingen. Bedrijven hebben vaak behoefte aan extra opties, zoals:

• Meerdere ontvangers instellen: Stuur documenten naar verschillende partijen tegelijk, inclusief CC en BCC.
• Automatisch bijlagen toevoegen: Voeg automatisch bijlagen toe aan documenten, zoals algemene voorwaarden.
• Documenten opmaken in de eigen huisstijl: Personaliseer je facturen en orderbevestigingen volledig naar jouw merkidentiteit.
• Conceptmails inzien en bewerken: Bekijk en bewerk conceptmails voordat je ze verstuurt.
• In verschillende talen mailen: Ondersteuning voor meertalige communicatie, wat ideaal is voor internationale klanten.
• Meerdere PDF-bestanden samenvoegen: Combineer meerdere PDF's in één bestand om de documentstroom te stroomlijnen.
• Automatische verwerking van documenten in formaten: Verwerk verschillende bestandsformaten, zoals PDF, XML of Excel, voor flexibele en efficiënte documentbeheer.
• Documenten automatisch archiveren of printen: Zorg ervoor dat elk document direct wordt opgeslagen of geprint, afhankelijk van je voorkeur.
• Data uit Exact-database gebruiken: Haal gegevens rechtstreeks uit de Exact-database en verwerk deze in e-mails, facturen of orderbevestigingen, zelfs als deze gegevens niet standaard beschikbaar zijn in de Exact facturen.
  

• Bestanden terugzetten in Exact met bijlagen: Bestanden, zoals PDF's, kunnen automatisch worden teruggezet in de bijlagen van Exact, inclusief briefpapier en eventuele andere bijlagen.
• Eenmalige mailings versturen: Bijvoorbeeld een prijsverhoging of andere mededelingen versturen naar specifieke klantgroepen.

Met AutoDoc HSE worden al deze taken geautomatiseerd en voltooid met slechts één druk op de printknop. De gebruiksvriendelijke configuratie-interface maakt het mogelijk om je instellingen slechts één keer vast te leggen, waarna de software keer op keer dezelfde consistente en professionele documenten levert, volledig aangepast aan jouw wensen.

Deze automatisering bespaart bedrijven niet alleen kostbare tijd en geld, maar maakt het ook mogelijk om volledig papierloos te werken. De naadloze, digitale documentstroom – van creatie tot archivering – biedt bedrijven de kans om efficiënter en duurzamer te opereren.

Meer weten over AutoDoc HSE? In deze blog legt onze collega Robin uit hoe de software in de praktijk werkt .

Benieuwd wat AutoDoc HSE voor jouw bedrijf kan betekenen? Of wil je graag een demonstratie van AutoDoc? Neem dan contact met ons op. Onze collega's denken graag met je mee! We staan voor jou klaar.