Robin: (Bijna) alles is te automatiseren

Bedrijfssoftware maakt het mogelijk om terugkerende handelingen automatisch uit te laten voeren, waardoor je deze niet langer handmatig hoeft te doen. Denk bijvoorbeeld aan het automatiseren van administratieve processen zoals de facturatie, orderbevestigingen sturen of offertes sturen met Exact Software. En je kunt dan zelfs nog een stap verder gaan door bedrijfssoftware, zoals Exact, te combineren met andere tools zoals AutoDoc, die de documentverwerking automatiseert.

In de afgelopen twee jaar bij InControl heb ik mij mogen specialiseren in AutoDoc, waardoor ik nu vaak bezig ben met het maken van formulieren in AutoDoc. Daarom zal ik je aan de hand van deze software beter proberen uit te leggen hoe automatisering in de praktijk werkt.

Stel je voor: je hebt een factuur aangemaakt, en wil deze als PDF-bestand in je eigen huisstijl naar de klant versturen, inclusief de algemene voorwaarden. Zonder automatiseringen moet je elke stap afzonderlijk uitvoeren: je past de huisstijl toe, slaat het bestand op als PDF, stelt een e-mail op, voegt de factuur en algemene voorwaarden toe, zoekt het e-mailadres van de klant op, en vervolgens druk je op de “Verzenden” knop.

Met automatisatie, en specifiek met AutoDoc, wordt dit hele proces met één druk op de knop uitgevoerd. AutoDoc werkt hierbij als virtuele printer. Zodra je je factuur hebt opgesteld in het AutoDoc formulier, hoef je de factuur alleen nog maar te printen naar AutoDoc (vanuit bijvoorbeeld Exact). AutoDoc zorgt er dan voor , op basis van je AutoDoc formulier, dat de factuur, samen met de algemene voorwaarden, als 1 PDF bestand, in je eigen huisstijl, met de bijbehorende e-mailtekst rechtstreeks naar de klant wordt gestuurd. En dan niet te vergeten dat hij na het versturen van de factuur ook het bestand archiveert.

Dit voorbeeld laat zien dat je het grootste deel van het handmatige werk bij het opstellen en versturen van facturen, maar ook bij andere documenten zoals orderbevestigingen , facturen en offertes, kunt automatiseren. Dit bespaart je tijd, fouten en geld.

Sommige mensen zijn er huiverig voor dat ze de controle verliezen door dergelijke automatiseringen. Maar niets is minder waar! Software ziet juist sneller fouten dan mensen en kan je hiervan op de hoogte stellen. En als we bij het voorbeeld van AutoDoc blijven, kun je ook voordat de e-mail wordt verstuurt, een preview zien (en indien nodig aanpassen). Zo houd je altijd de controle in eigen handen.

Wil je meer weten over AutoDoc, automatisering of mijn werkzaamheden? Neem dan gerust contact met mij op. Ik vertel je er graag meer over!

Sommige mensen zijn er huiverig voor dat ze de controle verliezen door dergelijke automatiseringen. Maar niets is minder waar!